Wie viele Patienten verliert Ihre Klinik, weil gerade niemand ans Telefon geht?
Spezialisierte Patientenkommunikation für Kliniken der Plastischen & Ästhetischen Chirurgie – von der ersten Anfrage bis zum vereinbarten Beratungstermin.
Unverbindlich · diskret · in 24h Rückmeldung
Ihre MFA ist keine Telefonzentrale.
Und erst recht kein Vertriebsteam.
Erreichbarkeit bricht ein
Krankheit, Urlaub, parallele Anrufe und Stoßzeiten reichen aus, damit wertvolle Kontakte verloren gehen.
Anfragen werden verwaltet statt geführt
Fragen werden beantwortet – aber aus Interesse entsteht nicht automatisch ein verbindlicher Beratungstermin.
Nachfassen bleibt liegen
Rückrufe, E-Mails und Leads konkurrieren mit Patienten vor Ort und dem laufenden Klinikbetrieb.
Die falschen Patienten landen beim Arzt
Ohne Vorqualifizierung werden Beratungszeiten mit Interessenten belegt, deren Erwartungen oder Voraussetzungen nicht passen.
Fachkräfte arbeiten im Unterbrechungsmodus
MFA und Praxismanagement sollen Patienten betreuen, organisieren, telefonieren, nachfassen und gleichzeitig Termine konvertieren.
Niemand sieht den tatsächlichen Verlust
Ohne klare Kennzahlen bleibt unbekannt, wie viele Anfragen zu Terminen werden – und an welcher Stelle Patienten abspringen.
Das Ergebnis: Stress im Team, weniger Zeit für Patienten vor Ort – und wertvolle Neupatienten, die verloren gehen.
AUS DER PRAXIS
Was unsere Klinikpartner über die Zusammenarbeit sagen.
Keine Theorie, sondern echte Erfahrungen aus der täglichen Zusammenarbeit mit TOBOMED.
PATIENTENKOMMUNIKATION, DIE MITDENKT.
Mehr Zeit für Medizin. Mehr aus jeder Patientenanfrage.
TOBOMED übernimmt die Patientenkommunikation dort, wo Ihr Team im Klinikalltag an seine Grenzen kommt – persönlich, empathisch und mit einem klaren Ziel: Aus qualifizierten Anfragen echte Beratungstermine zu machen.
Direkt integriert in Ihre bestehenden Kalender, Systeme und Abläufe.
erreichbar
Rund 80 % der Anrufe werden innerhalb von 20 Sekunden angenommen. Verpasste Anrufe werden schnell zurückgerufen.
Terminquote
Empathische und terminorientierte Gesprächsführung mit 85 % Terminquote bei Neupatientenanfragen.
Mehr Ruhe im Klinikalltag
Weniger Unterbrechungen für Empfang, Praxismanagement und medizinisches Team.
Nahtlos integriert
TOBOMED arbeitet direkt in den bestehenden Kalendern und Systemen der Klinik – nach individuellen Vorgaben.
Kein Lead bleibt einfach liegen
Online-Anfragen, Kampagnen-Leads und Rückrufwünsche werden zeitnah nachverfolgt.
Planbar statt personenabhängig
Stabile Patientenkommunikation auch bei Krankheit, Urlaub, Fluktuation oder hohem Anfragevolumen.
DER TOBOMED UNTERSCHIED
Ein Teil Ihrer Klinik.
Spezialisiert statt allgemein
Fokus auf ästhetische Medizin, Selbstzahlerleistungen und sensible Patientenentscheidungen.
Empathie + Terminorientierung
Wir beantworten nicht nur Fragen. Wir hören zu, schaffen Vertrauen und führen zum nächsten sinnvollen Schritt.
Unsichtbar integriert
Für Patienten fühlt sich die Kommunikation so an, als würde sie direkt mit der Klinik stattfinden.
Mensch + Technologie
Live-Mitarbeiter bleiben das Herzstück. KI ergänzt dort, wo zusätzliche Erreichbarkeit sinnvoll ist.
Verpasste Anrufe
Patienten erreichen niemanden oder warten auf Rückruf.
Leads bleiben liegen
Online-Anfragen und Rückrufwünsche werden zu spät bearbeitet.
Dauerstress am Empfang
Telefon, Patienten, Ärzte und E-Mails konkurrieren gleichzeitig um Aufmerksamkeit.
Abhängig von Personal
Krankheit, Urlaub und Fluktuation wirken sich direkt auf die Erreichbarkeit aus.
Unbekannte Conversion
Es ist unklar, wie viele Anfragen tatsächlich zu Beratungsterminen werden.
Ergebnis: Potenzielle Patienten gehen verloren – und mit ihnen Umsatz.
99–100 % Erreichbarkeit
Patientenanfragen werden zuverlässig angenommen und Rückrufe zeitnah bearbeitet.
Konsequentes Leadmanagement
Online-Anfragen, Kampagnen-Leads und Rückrufwünsche werden aktiv nachverfolgt.
Entlastetes Klinikteam
Empfang, Praxismanagement und medizinisches Team haben mehr Zeit für Patienten vor Ort.
Planbare Patientenkommunikation
Erreichbarkeit bleibt auch bei Urlaub, Krankheit oder personellen Engpässen stabil.
Messbare Ergebnisse
Terminquoten, Erreichbarkeit und relevante Kennzahlen werden transparent sichtbar.
Ergebnis: Mehr Beratungstermine. Mehr Zeit für Medizin.
EINFACH INTEGRIERT. PERSÖNLICH BETREUT.
Ihre Klinik bleibt Ihre Klinik. Wir werden Teil Ihrer Patientenkommunikation.
Keine Standardlösung von der Stange. TOBOMED lernt Ihre Klinik, Leistungen, Abläufe und Systeme kennen und baut daraus eine Patientenkommunikation, die sich für Ihre Patienten wie ein Teil Ihrer eigenen Klinik anfühlt.
Wir lernen Ihre Klinik kennen
Leistungen, Ärzte, Standorte, Abläufe und Anforderungen werden gemeinsam definiert.
Wir integrieren Ihre Prozesse
Kalender, Praxissoftware, CRM, E-Mail und individuelle Vorgaben werden in die Zusammenarbeit eingebunden.
Unser Team wird auf Ihre Klinik vorbereitet
Individuelle Wissensbasis, Gesprächsleitfäden und Schulungen sorgen für eine Kommunikation nach Ihren Standards.
Go-live & laufende Optimierung
TOBOMED übernimmt die vereinbarten Kommunikationsprozesse. Reporting, Qualitätskontrollen und Mystery Calls sorgen für Transparenz und kontinuierliche Verbesserung.
Für Ihre Patienten fühlt es sich nicht nach Outsourcing an – sondern nach Ihrer Klinik.
ÜBER TOBOMED
Menschen, die Patientenkommunikation ernst nehmen.
Hinter TOBOMED steht ein eingespieltes Team aus spezialisierten Kommunikationsprofis – mit einem tiefen Verständnis für die Anforderungen der Plastischen & Ästhetischen Medizin. Wir verbinden echte Empathie mit klaren Abläufen, damit sich jeder Patient von der ersten Sekunde an gut aufgehoben fühlt.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Klinikinhaber wissen möchten, bevor sie ihre Patientenkommunikation in unsere Hände geben.
Vertrauen ist gerade in der Patientenkommunikation entscheidend. Deshalb beantworten wir die wichtigsten Fragen zu Zusammenarbeit, Integration und Qualität transparent.
Genau darum geht es nicht, Ihr bestehendes Team zu ersetzen. Ihre Mitarbeiter sollen ihre Kompetenz dort einsetzen, wo sie am wertvollsten ist: direkt am Patienten und im Klinikalltag.
TOBOMED übernimmt definierte Kommunikationsprozesse, sorgt für zuverlässige Erreichbarkeit und entlastet Ihr Team bei wiederkehrenden Anfragen, Rückrufen und Terminierungen.